五、运用“编辑——选择性粘贴”功能 ， 方便编辑复制文本资料
我们有时在有关软件界面中复制有关选区后 ， 在Word中采用“粘贴” ， 往往会将原有的格式复制过来 。 如在Excel中复制几列几行文字或数据后 ， 在Word中“粘贴” ， 则会将表格格式复制过来 ， 而不是纯文本形式;在浏览网页时选好区域复制后 ， 在Word中采用“粘贴” ， 则会将网页形式复制下来 ， 使你无法进行文字编辑 。 如果你采用“编辑”——“选择性粘贴”——“无格式文本” ， 则一切问题可以解决了 ， 复制过来的是纯文本格式 ， 你可对复制过来的文本自主编辑了 。
六、巧用“替换”功能 ， 删除Word文档多余的空行
【审计人员必须学习的十二个word妙招来看看】 有时候需要删除Word文档中有许多空行(如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法规文件) ， 一行一行的删除费时费力 ， 这时我们可用“替换”功能来轻松解决(在WPS中删除空是很方便的) ， 主要方法：
打开“编辑——替换” ， 把光标定位在“查找内容”输入框中 ， 单击“高级”按钮 ， 选择“特殊字符”中的“段落标记(P)”两次 ， 在输入框中会显示“^P^P” ， 然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记(P)”(一个“^P”) ， 再按下“全部替换”按钮 。 这样多余的空行就会被删除 ， 如果发现还有一些去不掉 ， 可再重复一下就可以了 ， 如果是在处理复制网页文章时还会出现段落标记后有一些空格 ， 那你就试一下在查找中的“^P”加个空格 ， 再加上“^P” ， 替换为“^P” ， 那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题就自然解决了 。
此时如果上面的方法去不了空行 ， 那你需要细心看一下换行段落标记 ， 是自动换行(页面行末显示的符号是“?”) ， 还是手动换行(页面行末显示的符号是“↓”) ， 前面去空行的是自动换行符 。 对文件中手动换行符(“Shift+回车”)形成的空行 ， 在替换时需要选择“特殊字符”中的“人工换行(L)”两次 ， 即用“^l^l”替换成“^l” ， 空行便可去除 。 总之用替换的方法来删除空行时 ， 要灵活对待查找的内容 ， 不然可换不了啊 。
七、用“表格——标题行重复”功能 ， 实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示
在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题 ， 如果采用表格功能 ， 设置不好 ， 最后一页是有多少行打多少行 ， 也没有标题 ， 不能实现满页打印 。 如果你用一下Word中的“表格——标题行重复” ， 就可以实现这个功能 。 方法：先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能 ， 再选择所需要设为标题行的部分 ， 点击“表格”——“重复标题行”就完成了 。 试一下 ， 在标题行外的空格连续中输入数据或文字 ， 换行 ， 至第二页 ， 是不是自动满页显示?此功能在处理进行工程决算审计表中 ， 你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了 。
八、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能 ， 让文稿正反的页码能在正确位置打印
在打印审计报告或其他文件需要正反打印时 ， 我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧 ， 先打这几页 ， 然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧 ， 再进行打印 ， 这样打印后页码就自然对映 ， 如果搞错了 ， 那就要浪费纸张了 。 不过你采用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能后 ， 只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页 ， 然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页 ， 这样处理后页码自然对齐了 。
九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题
在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符 ， 你在“段落——缩进与间距——特殊格式”中确定需要首行缩进两个字符 ， “段落——缩进与间距——度量值”有时会显示厘米 ， 这样就无法精确计算两个字是多少 。 如何处理?先选择区域 ， 再选择一下字体“宋体” ， 再选择“段落”——缩进与间距——特殊格式——首行缩进” ， 再选择“度量值”便会出现缩进两个字符了 ， 点击一下 ， 以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了 。
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